Menjadi Sekretaris Yang Baik

Pengertian Sekretaris

Seorang Sekretaris adalah orang yang memegang rahasia serta memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk menangani masalah kantor. 

Dalam perkembangannya pengertian sekretaris lebih luas lagi disini akan dikemukan pengertian Sekretaris.Menurut M. Braum dan Ramon dikutip oleh Tony Waworuntu memberikan pengertian sekretaris sebagai berikut “Seseorang yang membantu pimpinannya dalam pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, mengingatkan pimpinannya mengenai pertemuan atau perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya “(1988:58).

Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinannya dalam memegang rahasia dan menangani pekerjaan kantor serta mengatur pekerjaan rutin di kantor.

Tugas Sekretaris

1. Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan
2. Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.  
3. Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli perusahaan. 
4. Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stake holder
5. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal. 
7. Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.  
8. Memelihara dan mengembangkansistem manajemen mutu perusahaan
9. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
10. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

Etika Sekretaris

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. 

Adapun Etika Sekretaris meliputi:

            1.   Cara berbusana

            2.   Cara berbicara

            3.   Cara Mendengarkan

            4.   Cara Duduk

            5.   Cara Berjalan

            6.   Cara Makan dan Minum 

Kemampuan - Kemampuan SEKRETARIS

Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

1. Kemampuandanketerampilanteknis yang harusdanmutlakdikuasaiolehseorangsekretarisseperti computer, bahasainggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).

        Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

.