Menjadi Sekretaris Yang Baik

Pengertian Sekretaris

Seorang Sekretaris adalah orang yang memegang rahasia serta memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk menangani masalah kantor. 

Dalam perkembangannya pengertian sekretaris lebih luas lagi disini akan dikemukan pengertian Sekretaris.Menurut M. Braum dan Ramon dikutip oleh Tony Waworuntu memberikan pengertian sekretaris sebagai berikut “Seseorang yang membantu pimpinannya dalam pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, mengingatkan pimpinannya mengenai pertemuan atau perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya “(1988:58).

Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinannya dalam memegang rahasia dan menangani pekerjaan kantor serta mengatur pekerjaan rutin di kantor.

Tugas Sekretaris

1. Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan
2. Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.  
3. Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli perusahaan. 
4. Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stake holder
5. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal. 
7. Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.  
8. Memelihara dan mengembangkansistem manajemen mutu perusahaan
9. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
10. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

Etika Sekretaris

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. 

Adapun Etika Sekretaris meliputi:

            1.   Cara berbusana

            2.   Cara berbicara

            3.   Cara Mendengarkan

            4.   Cara Duduk

            5.   Cara Berjalan

            6.   Cara Makan dan Minum 

Kemampuan - Kemampuan SEKRETARIS

Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

1. Kemampuandanketerampilanteknis yang harusdanmutlakdikuasaiolehseorangsekretarisseperti computer, bahasainggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).

        Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

.

Filling System Tanggal

~Pengertian Filling System Tanggal~

Filling System tanggal adalah Proses penyimpanan atau penemuan arsip berdasarkan tanggal

Cara Pengkodean Arsip Berdasarkan Filling System Tanggal

• Untuk filling cabinet menggunakan tahun

• Untuk Guide menggunakan  bulan

• Untuk Folder di sesuaikan dengan berapa hari

 

~Cara Penyimpanan Arsip setelah surat di terima~

 

•Periksa tanda release mark

•Tentukan Judul Surat

•Tentukan indeks

•Tentukan Kode di ambil dari tanggal surat

•Menklasifikasi menurut kode

•Catat data surat di kartu Indeks

•Simpan dan rawat surat

 

 

Manajemen dan Lingkungan External

~Definisi Lingkungan~

 

Seluruh manajer seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pada lingkungan internal organisasi, tapi juga harus memperhatikan lingkungan eksternalnya, karen manajer di tuntut untuk selalu tanggap dan adaptif, selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan keadaan lingkngan.

 

Manajer dan organisasi memberikan tanggapan terhadap lingkungan eksternal , baik melalui pengaruh lingkungan yang bersifat mikro maupun lingkungan yang bersifat makro, di samping itu juga bisa melalui perencanaan, perancangan organisasi dari lingkungan itu sendiri. 

 

 

Faktor-faktor Lingkungan Eksternal Mikro dan Makro

 

Lingkungan eksternal terdiri dari faktor-faktor yang berada di luar organisasi, dimana unsur-unsur ini tidak dapat di kendalikan dan diketahui terlebih dahulu olen manajer. Disamping itu faktor lingkungan eksternal ini juga akan mempengaruhi manajer dalam pengambilan keputusan yang kan di buat.

 

Unsur-unsur lingkungan eksternal dalam organisasi:

• Perubahan ekonomi
• Perubahan Peraturan Pemerintah 
• Perubahan Perilaku konsumen atau masyarakat 
• Perkembangan Teknologi
• Perkembangan Politik

Lingkungan Eksternal di bagi Menjadi 2 (Dua) yaitu Lingkunngan Eksternal Mikro dan Lingkungan Eksternal Makro.

 

Lingkungan Eksternal Mikro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung terhadap kegiatan manajemen.

 

Lingkungan Eksternal Mikro terdidi atas:

• Penyedia
• Langganan
• Para Pesaing
• Lembaga Perbankan
• Lembaga bukan Bank

 

Lingkungan Eksternal Makro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap kegiatan manajemen.

 

Lingkungan Eksternal Makro:

• Kondisi Perekonomian
• Perubahan Teknologi
• Perubahan Politik
• Perubahan Sosial

 

Tanggung jawab sosial manajer 

Tanggung jawab sosial berarti manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusan maka manajer di tuntut untuk mengimplementasikan etika berusaha.

Perubahan konsep manajerial di pengaruhi oleh faktor intern dan ekstern. Seorang manajer mempunyai tanggung jawab sosial atas keputuasn-keputuan yang di ambil, karena mempengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. di samping itu juga menyangkut hajat hidup orang banyak yang kesemuanya menggantungkan dirinnya kepada organisasi tersebut. atas dasar ini maka seorang manajer di tuntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha (the etchis of manajer).

 

Ada 5 (Lima) faktor yang mempengaruhi keputusan manajer dalam etika berusaha ini: 

• Hukum peraturan-peraturan termasuk di dalamnya undang-undang yang di keluarkan oleh pemerintah
• kode etik industri dan perusahaan 
• tekanan-tekanan sosial 
• tegangan antar standar perorangan
• Kebutuhan organisasi 
  

Evolusi Teori Manajemen

Teori Manajemen Klasik

 Teori Manajemen Klasik atau ilmiah yaitu bahwa perusahaan akan mendapatkan hasil yang memuaskan apabila pekerjaan yang akan dilaksanakan harus di rencanakan. dan harus memperhatikan unsur teknologinya (mesin) maupun pelaksananya dalam hal ini adalah manusia.

Variabel yang diperhatikan dalam manajemen ilmiah atau klasik adalah :

1. Pentingnya peran manajer

2. Pemanfaatan dan pengangkatan tenaga kerja

3. Tanggung jawab kesejahteraan karyawan

4. Iklim kondusif

karateristik dalam manajemen ilmiah adalah:

1. Sentralisasi Tinggi
2. Spesialisasi Tugas
3. Disiplin
4. Aturan
5. Supervisi Ketat 

Manajemen Klasik:

1. pengembangan manajemen di lakukan oleh teoritis. 

2. investasi terbesar adalah karyawan

3. tenaga kerja di beri pelatihan keterampilan sesuai operasi pabrik. 

4. karyawan bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu yang berulang. 

5. adanya skema pembagian keuntungan

Teori Prilaku 

Teori prilaku adalah teori yang menjelaskan bahwa suatu perilaku tertentu dapat membedakan pemimpin dan bukan pemimpin pada orang-orang.

Pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan psikologis terhadap bawahan, yaitu dengan

mengetahui perilaku individu bawahan sebagai suatu kelompok hubungan manusiawi untuk

menunjang tingkat produktifitas kerja.

Sehingga ada suatu rekomendasi bagi para manajer bahwa organisasi itu adalah suatu sistem

sosial dan harus memperhatikan kebutuhan sosial dan psikologis karyawan agar produktifitasnya bisa lebih tinggi.

Ada 5 (lima) Tingkatan kebutuhan manusia:

1. Aktualisasi Diri (berkembang)
2. Penghargaan (Penghormatan, prestice, prestasi)
3. Sosial (perhatian, rasa memiliki)
4. Keamanan (perlindungan dan kepastian)
5. Fisiologis (biologis, makan, minum)

 Teori tersebut berdasarkan atas dua prinsip:

1. prinsip deficit, kebutuhan yang telah terpenuhi berhenti menjadi motivator dalam perilaku
2. prinsip berurutan, kelima kebutuhan tersebut berurutan seperti suatu hirarki, suatu kebutuhan disetiap tingkatan akan muncul jika kebutuhan ditingkat yang lebih rendah sudah terpenuhi. 

 Adapun teoriX dan teoriY tentang sifat manusia ditempat kerja:

Teori X berasumsi bahwa karyawan :

• Tidak suka bekerja
• Tidak mempunyai ambisi
• Tidak bertanggung jawab
• Enggan untuk berubah
• Lebih suka dipimpin daripada memimpin

Teori Y berasumsi bahwa karyawan :

• Suka bekerja
• Mampu mengendalikan diri
• Menyukai tanggung jawab
• Penuh imajinasi dan kreasi
• Mampu mengarahkan diri sendiri.

Manajer yang berasumsi bahwa karyawan bersifat X akan bersikap sangat mengatur dan berorientasi pada pengendalian. Sikap ini mendorong karyawan bersikap pasif, tergantung dan mempunyai rasa enggan.

Manajer yang berasumsi bahwa karyawan bersifat Y akan bersikap mendorong karyawan untuk berpartisipasi, bertanggung jawab dan merasa bebas dan kreatif dalam melakukan pekerjaan mereka.             

Teori Kuantitatif (Riset Operasi dan Ilmu Manajemen)

Aliran Kuantitatif (Management Science), merupakan ilmu manajemen yang berdasarkan teknik-teknik matematis untuk pemecahan masalah dan pembuatan keputusan, biasanya  digunakan dalam kegiatan seperti penganggaran modal, manajemen aliran kas, scheduling produksi, pengembangan strategi produk, perencanaan program pengembangan sumber daya manusia dan sebagainya.

Langkah-langkah management science yaitu :

1.          Perumusan masalah.

2.          Penyusunan suatu model matetamis.

3.          Mendapatkan penyelesaian dari model.

4.          Pengujian model dan hasil yang didapatkan dari model.

5.          Penetapan pengawasan  hasil-hasil.

6.          Pelaksanaan.

Pendekatan manajemen kuantitatif mencakup karakteristik sebagai berikut :

·             Konsentrasi pada pengambilan keputusan dan dampak akhir bagi tindakan manajemen.

·             Penggunaan criteria ekonomi dalam keputusan (biaya, pendapatan, deviden)

·             Penggunaan model matematis dengan hukum dan rumus yang canggih.

·             Penggunaan kompuer untuk mempercepat proses.

Evolusi Teori Manajemen

Proses perkembangan teori manajemen terus berkembang hingga saat ini dilihat dari lima sisi yaitu :

• Dominan, yaitu aliran yang muncul karena adanya aliran lain. Pengkajian dari masing-masing aliran masih dirasakan bermanfaat bagi pengembangan teori manajemen.

• Divergensi, yaitu dimana ketiga aliran masing-masing berkemabng sendiri-sendiri tanpa memanfaatkan pandangan aliran-aliran lainnya.

• Konvergensi, yang menampilkan aliran dalam satu bentuk yang sarna sehingga batas antara aliran nlenjadi kabur. Perkembangan seperti inilah yang sudah terjadi sekalipun bentuk pengembangannya tidak seimbang karena masih terlihat bentuk dominan dari satu rnazhab terhadap yang lain.

• Sintesis, berupa pengembangan menyeluruh yang lebih bersitat integrasi dari aliran-aliran seperti yang kemudian tampil dalam pendekatan sistem dan kontingensi.

• Proliferasi, merupakan bentuk perkembangan teori manajemen dengan munculnya teori-teori manajemen yang baru yang memusatkan perhatian kepada satu permasalahan manajenlen tertentu.

 

Manajemen dan Manajer

Tingkatan Manajemen

Bila di lihat dari dari tingkatan dalm organisasi, manajemen di bagi menjadi tiga golongan yang berbeda :

1. Manajemen Lini atau manajemen tingkat pertama yaitu tingkatan yang paling rendah dalam suatu organisai dimana seorang yang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain misalnya mandor atau pengawas produksi dalam suatu perusahaan pengawas teknik , suatu bagian riset dan lain sebagainya.
2. Manajemen Menengah (Midle Manager) yaitu mencakup lebih dari satu tingkatan di dalam orgaisasi. Manager menengah mengarahkan kegiatan maneger lain. Juga mengarahkan kegiatan-kegiatan yang melaksanakan kebijakkan organisasi contohnya kepala bagian yang membawahi kepala seksi , kepala divisi dan lain sebagainya
3. Manajemen Puncak (Top Manajer) terdiri atas kelompok yang relatif kecil yang bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi. Mereka menetapkan kebijaksanaan operasional dan membimbing hubungan organisasi dengan lingkungannya. Sebutan yang khas untuk manajemen puncak ini adalah Chief Executif Officer (Direktur Utama) Presiden dan Senior Vicepresident
4. Manajemen Non Supervisi  terdiri dari pelaksana teknis

Fungsi Manajemen

1.  Fungsi Perencanaan / Planning  

• Fungsi  perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan  perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai  rencana untuk mencapai tujuan yang telah  ditentukan tersebut. 

2.  Fungsi Pengorganisasian / Organizing  

• Fungsi  perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan  pada sumber daya manusia dan sumberdaya  fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk  menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta  menggapai tujuan perusahaan. 

3.  Fungsi Pengarahan / Directing / Leading  

• Fungsi  pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan  manajer untuk meningkatkan efektifitas dan  efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan  lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan  lain sebagainya. 

4.  Fungsi Pengendalian / Controling  

• Fungsi  pengendalian adalah suatu aktivitas menilai  kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat  untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan  jika diperlukan. 

Keterampilan-keterampilan Manajerial

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
   Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
   Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)
   Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Definisi Manajemen

Definisi Manajemen

Kata MANAJEMEN berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur

MANAJEMEN Adalah  Proses Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan oranisasi yang ditetapkan. 

Jadi dapat di simpulkan MANAJEMEN adalah proses kegiatan dengan melalui orang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu serta dilaksanakan secara berurutan berjalan ke arah suatu tujuan.

pengertian MANAJEMEN dapat di lihat dari 3 pengertian:

1. Manajemen di lihat dari SUATU PROSES   : Maksudnya Bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah di tetapkan terlebih dahulu.
2. Manajemen di lihat dari SUATU KOLEKTIVITAS MANUSIA : Merupakn suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama.
3. Manajemen di lihat dari ILMU (Science) dan sebagai SENI (Art) : Maksudnya bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen

Manajemen sebagai ilmu dan seni  

MANAJEMEN merupakan suatu ilmu dan seni karena antara keduanya tidak bisa dipisahkan. Manajemen sebagai ilmu pengetahuan, karena telah di pelajari sejak lama dan telah di organisasikan menjadi suatu teori. Hal ini di karenakan di dalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen. Gejala-gejala ini lalu di teliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk prinsip-prinsip yang di wujudkan dalam bentuk suatu teori. Sedangkan yang dimaksud manajemen sebagai suatu seni, disini melihat bahwa didalam mencapai suatu tujuan di perlukan kerja sama dengan orang lain. disini di jelaskan bagaimana cara memerintah pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakikatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah Managing (mengatur) adalah mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana melakukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.